Dirigiendo sus primeras reuniones

Olman Martínez, Universidad de las Ventas.

Hablar ante sus vendedores es una acción totalmente inherente y propia de la función del Gerente de Ventas. Pero en ello no hay nada nuevo para usted. El nombramiento del que usted ha sido objeto para este puesto, seguro que tuvo mucho que ver con su personalidad extrovertida y su don de palabra.

Sin embargo, siempre es bueno refrescar técnicas. Aquí van, entonces algunos consejos.


Vuélvase un estudioso del juego de hablar ante grupos.

Escuche más activamente a otras personas que hablan en las reuniones. Aprenda de sus fortalezas (cópielas) y de sus debilidades (evítelas). Ponga atención a cómo responden sus compañeros. Imagínese en ese momento como si usted estuviera dirigiendo la reunión y pregúntese qué hubiera hecho usted diferente para que la resultara mejor. Al final, con sólo este ejercicio, cuando usted realmente tenga que dirigir la sesión, se sentirá más seguro.

Prepárese.

Esa palabra encierra más del cincuenta por ciento del éxito suyo como director de reunión. Usted debe estar preparado con un buen nivel de conocimiento de los temas a tratar. Descubra cuáles temas surgen más frecuentemente en las reuniones, y vaya más allá de lo obvio: prepárse con un buen caudal de información para manejarlos. Su manejo de los temas le ganará la confianza de sus compañeros.

Llegue puntual.

Usted, como director de la reunión, debe poner el ejemplo y servir como modelo. La puntualidad es una de las características de los buenos líderes organizacionales. El llegar temprano le dará la oportunidad de revisar sus notas, su agenda y otros documentos que empleará en la sesión, e incluso de hacer un poco de relaciones públicas “estratégicas” con sus compañeros.

Estudie a sus vendedores.

Antes de iniciar, eche un rápido vistazo a las caras y al lenguaje corporal de la gente. ¿En qué estado anímico parecen estar? ¿Cómo cree que responderán a sus propuestas? ¿Cuáles estrategias “retóricas” podría emplear para romper el hielo y ganárselos desde el principio?

Comience con confianza.

Si usted comienza su participación con una pose erguida, un caminado seguro, una voz clara y con buen nivel de volumen y haciendo contacto visual apropiado desde una cara sonriente o al menos de aspecto satisfecho, sus compañeros de inmediato le pondrán atención y hasta podrían –sin saberlo conscientemente—incrementar su nivel de confianza en usted. Al menos, usted logrará más atención desde el inicio.

Mantenga el objetivo de la reunión en mente.

Usted debe actuar como un estratega. El tiempo de sus vendedores, de su jefe y el suyo propio es muy valioso como para malgastarlo o para que la reunión se le salga de las manos. Esto se logra aclarándose usted primero qué desea que pase al final de la reunión, es decir, qué quiere usted lograr. Con ese objetivo claramente establecido, tome medidas para que toda la reunión converja hacia los temas que a usted le interesa tocar y no otros que –casi siempre—surgirán por parte del equipo.

Marque el rumbo de la reunión.

Como complemento al punto anterior, es importante que usted prepare la agenda especificando los puntos que desea se vean en la sesión. Usted es el capitán del equipo y usted está dirigiendo esa reunión.

Si desea, distribuya la agenda al inicio de la sesión para que todos sepan cuáles tópicos se tratarán, o escríbala en una pizarra. De todas formas, usted es el responsable de ver que cada punto sea comentado dentro del tiempo asignado para ello, y que se llegue a las conclusiones o decisiones para cada punto. Importante es también que todos sepan cuánto durará la sesión y cuánto tiempo se asignará como máximo a cada tema.

Dirija realmente la reunión.

No permita que algunos vendedores suyos, que tal vez padecen un poco de “síndrome de déficit atencional”, divaguen con temas que nada aportarán a su “objetivo estratégico”. Cuando alguien salga con un tema de esos, detenga la participación diplomáticamente diciendo: “Ese punto es muy interesante, pero necesitamos avanzar con la agenda que nos propusimos”, y de inmediato re-enrumbe hacia el tema crucial que están viendo.

Maneje el uso de la palabra.

Para evitar que todo el mundo hable desorganizadamente y la sesión termine convirtiéndose en un caos, haga que todas las participaciones se lleven a cabo por medio de la “asignación de la palabra”. Evite las interrupciones entre compañeros. Pídales que esperen su turno.

Usted mismo, si tiene la respuesta a algo que se está exponiendo, resista las ganas de interrumpir. Espere hasta que la persona termine de hablar y solicite “permiso” para expresar sus pensamientos sobre el particular.

Tome notas.

Ya sea usted o alguien a quien usted asigne para ello, debe tomar notas de los puntos más importantes de la reunión. A menudo surgen ideas, propuestas o soluciones que, si se dejan sin anotar, simplemente se olvidan. Use una bitácora. Anote las principales ideas. Intente anotar también quién propuso las soluciones para dar luego el mérito a quien se lo merezca.

Al final, haga una síntesis.

Con base en sus notas, haga una rápida síntesis de las ideas surgidas, los temas tratados y las decisiones tomadas. Aclare bien “en manos de quién quedó la pelota” en cuanto a proyectos o asuntos específicos. Si fue asignado a un compañero, que no haya dudas en él de que tiene esa responsabilidad, y qué se espera que haga. Cuide que la síntesis sea corta, clara y sólo de los puntos cruciales de la reunión.

Distribuya una minuta.

Intente producir una minuta de inmediato y distribuirla entre sus vendedores, ojalá el mismo día de la reunión o a más tardar al día siguiente. Esto dará a su equipo la sensación (real, esperamos) que la reunión fue una buena inversión de tiempo. Y, muy importante, no se olvide de agradecer a los vendedores por su asistencia a la sesión.

Ponga estos pasos en práctica, y comience a ver fortalecida su imagen como un magnífico Gerente de Ventas.


Olman Martínez es Presidente de La Universidad de las Ventas, empresa del Grupo Edinter Consultores, con sede en San José, Costa Rica. Olman Martínez es un reconocido conferencista motivacional y experto capacitador de vendedores, con trayectoria de años en todo el Continente Americano. Si desea enviar un email al autor, hágalo por medio de la siguiente dirección: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. (Derechos Reservados U-Ventas.)
Olman Martínez

Director de la Universidad de las Ventas.

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