El tiempo: recurso crítico

Lic. Manrique Chacón.

Me inspira el escribir este artículo el haber leído hace pocos meses un documento, resultado de varias sesiones de enfoque con jefes de una institución bancaria, en el cual varios jefes se quejaban del “escaso tiempo” que tenían para realizar sus labores y cumplir además con responsabilidades familiares o sociales.

Al presentar aquí mis ideas al respecto quiero aclararles desde el principio que no me considero perfecto en el manejo de mi propio tiempo. Por el contrario, concuerdo con esos jefes en sus apreciaciones sobre la escasez del tiempo.

El personal que trabaja a mi lado sabe cómo tengo que hacer a veces “de tripas chorizo”, como dicen en mi pueblo, y ya no parece chiste aquello de que mejor dejo una foto en la casa para que los chiquillos me reconozcan.

Pero sí voy a intentar compartir con ustedes algunos pensamientos sobre el manejo del tiempo, la organización ejecutiva y el “sacar la carga de trabajo”. Tal vez algunas técnicas que me han funcionado a mí puedan servirle también a usted.

Lo primero que viene a mi mente es que la idea de que “no hay tiempo” parece ser inconsistente con la verdad física del universo: el día tiene 24 horas, y tiempo es lo que más hay, porque es constante.

¿Por qué a algunos buenos y eficientes ejecutivos sí les alcanza el tiempo y a otros –igualmente buenos—no? Parece ser que la respuesta va más bien por el camino del “uso del tiempo”. La “organización ejecutiva” es la diferencia.

Un consejo inicial que siempre nos dan los expertos, es que conozcamos bien y aprovechemos al máximo los “recursos” con los que nos ha dotado la empresa para hacer el trabajo. Muchas veces fallamos porque hacemos algo “a pie” en lugar de “irnos en jet”.

Por ejemplo, conozco a algunos ejecutivos que no han querido aprender a usar el Excell. Y montan una tabla matemática “a mano” en Word! Imagínense cuánto tiempo se ahorrarían si sólo aprendieran a conocer y aprovechar mejor las herramientas de trabajo.

Otro ejemplo de no aprovechar los recursos es cuando somos demasiado “centralistas”. El jefe que no delega y que quiere continuar realizando él toda la parte operativa –como cuando no era jefe—o revisándola a cada momento, está desaprovechando sus recursos. Recuerde que la satisfacción del jefe se da al lograr cosas por medio de otras personas.

La priorización de tareas es otra técnica que uso, y aunque no siempre la sigo al pie de la letra (debido a los conocidos “proyectos emergentes”) debo decir que sí me ha ayudado a organizarme mejor. Hace tiempo tuve que aprender a manejar la diferencia entre lo que es “urgente” y lo que es “importante”.

Muchas veces me di cuenta de que estaba lleno de proyectos urgentes que no eran importantes y por ellos dejaba sin realizar lo que sí era importante y lo que traería mayor productividad. Entonces, mi consejo aquí es que priorice con base en lo más “importante”. Sin embargo, tenga cuidado, los “urgentes” también pueden ser “importantes”; use su sentido común.

Llegar temprano... Aceptemos que no es siempre fácil. Salir de la casa, desayunar a medias con la familia, luchar con el tránsito y los embotellamientos... Yo también conozco la sensación. Sin embargo, cuando uno acepta un puesto de jefatura debe comprender que la aceptación lleva inherente algunos sacrificios. Uno de ellos es que no podemos manejarnos por un reloj marcador (¡desafortunadamente!).

Cuando logro llegar una hora antes de la entrada normal, siento que el día me rinde más. Es cuando –por lo general—no hay llamadas telefónicas, y eso me da oportunidad de abstraerme en trabajos que ocupan un poco más de concentración intelectual.

Algunos trucos que me han funcionado, es aprovechar los minutos perdidos. Se dice que la vida no se nos va en días perdidos, ni en horas... la vida se nos va en minutos o incluso en segundos perdidos. Es lo que hagamos con esos “minutos perdidos” lo que a veces cuenta.

Antes se me ocurrían ideas buenas (digo yo) en lugares poco comunes, tal vez haciendo antesala para una reunión o de camino a la casa. Como no las anotaba se me olvidaban y perdía la oportunidad de aprovechar minutos. Luego aprendí a andar una libretita y anotar rápidamente la idea; por ejemplo, un concepto para una carta que debo escribir o una anotación para la Gerencia.

También tengo amigos ejecutivos que andan en el carro una grabadora pequeñita, de esas que llaman “periodísticas”, y van dictando instrucciones para sus secretarias o grabando ideas.

Otro inconveniente que encuentran con el tiempo, es que les llegan demasiados documentos, notas, cartas y envíos similares para leer. Es un hecho, a mí me pasa lo mismo. Vivimos en una era en que estamos hiper-bombardeados por información.

Obviamente, a lo que yo he recurrido es a ser muy selectivo, no queda otra. Leo títulos, identifico temas, y distribuyo. A veces pongo a algunos colaboradores a leer para luego resumir o informarme.

También nos convendría tomar unos de esos cursos tan comunes en el mercado hoy en día, en que le nos enseñan a leer. A veces leemos tan lento, vocalizamos, repetimos, nos devolvemos, que perdemos minutos valiosos por no haber perfeccionado la técnica de la lectura.

En suma, yo creo que el asunto del tiempo será tema de toda la vida para nosotros. Pero yo pienso que a veces, más que falta de tiempo, es un asunto de actitud y de estrategia.

Si usted se vive diciendo constantemente que no le alcanza el tiempo, que no tiene tiempo para nada, que está saturado... yo creo que eso le perjudica más allá de la falta misma de tiempo. He escuchado tanto sobre el tema de la autosugestión y de la mente, que estoy convencido de que es más saludable decir “lo voy a hacer”, “lo voy a lograr”, que convertirse en un “quejador” crónico.

Finalmente, debo decir que es curioso, pero lo he visto una y otra vez: los buenos ejecutivos siempre encuentran el tiempo necesario para realizar los trabajos y desarrollar los proyectos que sus jefes les piden.

Incluso por imagen: un ejecutivo que le responde a su jefe que “no tiene tiempo”, terminará siendo percibido como negativo, o desorganizado, o poco colaborador. Lamentablemente esa es la naturaleza humana.

Así que mi consejo final en esto es: No diga que no, inténtelo. Reorganícese, reacomódese, redistribuya las tareas, pero acepte el reto. Ese es parte del mundo ejecutivo en el cual usted y yo estamos sumidos.

Y parafraseo al poeta cuando dijo: Tiempo, divino tesoro. Lástima que te desperdicies en los desocupados.

Olman Martínez

Director de la Universidad de las Ventas.